Cách thiết lập văn phòng tại nhà dài hạn
Làm việc tại nhà hầu như không phải là một hiện tượng mới, nhưng đại dịch COVID-19 đã khiến nó trở thành một yêu cầu ngoài kế hoạch đối với nhiều nhân viên văn phòng và nhà tri thức. Ngay cả khi cuộc khủng hoảng coronavirus rút lui, nhiều người sử dụng lao động sẽ phát hiện ra rằng họ không cần các tòa nhà văn phòng lớn và nhiều nhân viên sẽ phát hiện ra rằng họ không cần phải ở văn phòng hàng ngày hoặc dành hàng giờ để đi làm mà công việc vẫn diễn ra hiệu quả.
Nhưng nhiều người đã thiết lập các văn phòng tạm thời tại nhà vì đại dịch sẽ không duy trì mãi trong thời gian dài. Ngoài việc có thiết bị phù hợp, thiết lập vật lý - công thái học của không gian làm việc - là rất quan trọng, đặc biệt là tránh chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại mà một thiết lập không tốt có thể gây ra. Tôi đã gặp phải các vấn đề RSI như vậy cách đây 20 năm và đã suýt tái phát một năm trước, vì vậy tôi biết cần phải làm gì để quay lại và duy trì trạng thái khả thi.
Và người sử dụng lao động, hãy lưu ý: RSI khiến bạn vướng vào các yêu cầu bồi thường cho người lao động và tất nhiên là mất năng suất.
Thiết lập văn phòng tại nhà lý tưởng
Lý tưởng nhất là một văn phòng tại nhà lâu dài là một không gian riêng trong nhà của bạn được trang bị phù hợp cho công việc. Hãy thực hiện nhiều điều sau đây nhất có thể để tạo ra một không gian làm việc hiệu quả và an toàn về lâu dài.
Một không gian dành riêng
Lý tưởng nhất là bạn nên sử dụng một căn phòng nhỏ có thể chứa bàn làm việc và thiết bị máy tính và có thể đóng cửa cho nhu cầu thiết yếu để tách biệt cuộc sống công việc với cuộc sống gia đình.
Hầu hết mọi người không có không gian trống, nhưng nhiều người có thể chuyển đổi phòng khách thành không gian mục đích kép: văn phòng hầu hết thời gian và phòng khách khi mọi người đến thăm. (Một chiếc giường Murphy là một cách tuyệt vời để làm điều đó nếu không gian và ngân sách của bạn cho phép.) Một mái hiên kín, một phòng giặt lớn (hoặc, đối với người châu Âu, phòng phơi), hoặc thậm chí một nhà kho trong vườn cũng có thể thực hiện hai nhiệm vụ.
Nếu bạn không thể có được một không gian riêng mà bạn có thể tách biệt khỏi phần đời còn lại của mình, hãy cố gắng tìm một không gian thích hợp mà bạn có thể sử dụng, phù hợp với phần còn lại của hộ gia đình - và chúng không thuộc về bạn - càng nhiều càng tốt.
Chiều cao bàn làm việc thích hợp
Không gian của bạn cần một chiếc bàn làm việc hoặc bàn vừa tầm. Tiêu chuẩn công nghiệp là 29 inch tính từ sàn đến mặt trên cùng của bề mặt làm việc. Người cao làm tốt hơn với chiều cao hơn và người thấp làm tốt hơn với chiều cao thấp hơn. Nhiều bàn làm việc và bàn có chiều cao có thể điều chỉnh, thường thông qua chân của họ.
Nhưng tiêu chuẩn công nghiệp đó dựa trên việc viết trên giấy, không sử dụng bàn phím và chuột. Đó là lý do tại sao các khay bàn phím kéo ra từ bên dưới bề mặt làm việc và thường thấp hơn một hoặc hai inch so với chiều cao bàn. Nếu bạn có không gian cho khay bàn phím và chuột (nó phải đủ rộng cho cả hai!), Hãy mua một cái.
Bạn biết bề mặt làm việc của mình ở độ cao chính xác nếu khi bạn ngồi thẳng, cẳng tay của bạn song song với mặt đất và cổ tay của bạn không bị cong lên hoặc xuống khi bạn gõ hoặc di chuột. Mặt trên của cổ tay về cơ bản phải nằm trên cùng mặt phẳng với mặt trên của cẳng tay, với các ngón tay của bạn hơi lủng lẳng xuống bàn phím. Uốn cổ tay trong thời gian dài là cách dễ gây chấn thương.
Chiều cao màn hình thích hợp
Mua một màn hình lớn (có thể là hai màn hình) cho văn phòng tại nhà của bạn - giống như cách bạn làm ở văn phòng công ty. Tôi đã gặp may mắn với màn hình 25 đến 27 inch của Asus và Acer, nhưng bất kỳ thương hiệu lớn nào cũng sẽ cung cấp màn hình chất lượng cao. Chỉ cần tránh những màn hình rẻ nhất nếu bạn có thể, vì chúng có thể dẫn đến mỏi mắt khi sử dụng lâu do độ phân giải thấp hơn và do đó tăng độ mờ.
Độ phân giải màn hình có nhiều thuật ngữ trong bảng chữ cái, nhưng hãy tìm bất kỳ độ phân giải nào sau đây để có được độ sắc nét cao hơn mong muốn: QWXGA, QHD, WQHD hoặc 4K UHD. Cũng lưu ý rằng đầu nối màn hình có thể giới hạn độ phân giải màn hình; trên nhiều máy tính, hệ thống con video giới hạn độ phân giải HDMI 1.x ở mức 1920 x 1200 pixel bất kể kích thước màn hình, điều này có thể làm cho màn hình trên màn hình 25 inch trở lên hơi mờ. Nói chung, hãy kiểm tra thông số kỹ thuật video của máy tính của bạn và mua một màn hình có độ phân giải hiển thị phù hợp với khả năng tối đa của nó. Để có chất lượng video tốt nhất, bạn cần có máy tính và màn hình hỗ trợ kết nối HDMI 2.x hoặc 3.x, DisplayPort hoặc USB-C. Bởi vì bạn có thể đã có một máy tính, chẳng hạn như máy tính xách tay do công việc phát hành, hãy tập trung vào việc mua một màn hình có thông số kỹ thuật đáp ứng hoặc vượt quá những gì máy tính của bạn có thể cung cấp.
Màn hình của bạn phải thẳng hàng sao cho nếu bạn nhìn thẳng về phía trước khi ngồi thẳng, mắt của bạn ở độ cao thấp hơn 25% đến 30% so với đầu màn hình. Bằng cách đó, bạn giữ vai ngang bằng và không bị gù lưng - hai cách dễ gây chấn thương.
Để có được chiều cao thích hợp, bạn có thể sẽ cần một giá đỡ cho màn hình - tôi sử dụng hai cái, cũng cho tôi một số giá đỡ tiện dụng. Một màn hình có thể điều chỉnh độ cao là một điểm cộng, mặc dù bạn vẫn có thể cần một tấm nâng.
Mẹo: Đảm bảo đo chiều cao mong muốn của màn hình từ bề mặt làm việc, vì vậy bạn biết bạn cần độ cao bao nhiêu giữa bề mặt làm việc và giá đỡ màn hình để đạt được “đỉnh cao hơn tầm mắt từ 25% đến 30% " Mục tiêu.
Một chiếc ghế tốt
Có rất nhiều loại ghế xấu có thể gây thương tích cho bạn khi sử dụng máy tính trong thời gian dài. Ví dụ, ghế ăn và ghế ngồi ngoài trời, hiếm khi có chiều cao phù hợp và chúng không phải lúc nào cũng khuyến khích tư thế đứng thẳng cần thiết.
Nếu bạn có đủ khả năng, hãy mua một chiếc ghế văn phòng chuyên nghiệp có thể điều chỉnh được như Aeron, nơi bạn có thể đặt độ vừa vặn chính xác cho cơ thể và không gian làm việc của mình. Bạn sẽ cần phải trực tiếp kiểm tra chúng nếu có thể, vì bạn không thể nhận ra sự phù hợp từ một bức tranh trên trang web.
Hãy chắc chắn mua một cái có chiều cao có thể điều chỉnh, có thể lăn, cung cấp hỗ trợ thắt lưng cho lưng dưới và lý tưởng là có thể điều chỉnh độ nghiêng của bàn ghế, chiều cao của cánh tay và vị trí của cánh tay bên. Tựa tay là phù hợp hơn, nhưng chỉ khi bạn sử dụng nó đúng cách: Điều đó có nghĩa là cẳng tay của bạn nên đặt rất nhẹ vào tựa tay; không nên có áp lực từ cánh tay của bạn lên phần kê tay. Phần tựa tay về cơ bản phải nhắc nhở cánh tay của bạn ở đúng vị trí, không phải hỗ trợ trọng lượng của nó giống như một chiếc ghế tựa mông của bạn.
Ánh sáng tốt
Bạn rất dễ đánh giá thấp ảnh hưởng của môi trường làm việc đến khả năng làm việc của mình. Ánh sáng thường là một lĩnh vực mà mọi người không nghĩ đến. Lý tưởng nhất là bạn có đủ ánh sáng gián tiếp để chiếu sáng không gian làm việc của mình, để bạn có thể dễ dàng đọc giấy tờ và nhìn thấy các vật thể. Chiếu sáng từ trên cao thường là tốt nhất, chẳng hạn như từ đèn trần.
Ánh sáng gián tiếp có nghĩa là đèn không nằm trong trường nhìn trực tiếp của bạn hoặc phản chiếu khỏi màn hình của bạn. Ví dụ, một cửa sổ bên ngoài phía sau hoặc bên cạnh bàn làm việc của bạn có thể tạo ra ánh sáng chói trên màn hình khi mặt trời chiếu vào. Ánh sáng tự nhiên khá dễ chịu, nhưng hãy khuếch tán nó bằng các bóng râm hoặc rèm để không tạo ra ánh sáng chói.
Không đặt đèn ngay bên cạnh màn hình, nơi bạn có nguồn sáng cạnh tranh và có thể bị chói. Bạn có thể cần đèn để chiếu sáng bổ sung, nhưng nếu có thể, hãy đặt chúng ở nơi không tạo ra ánh sáng chói trên màn hình điều khiển và không nằm trong tầm nhìn trực tiếp của bạn khi bạn đang làm việc trên máy tính.
Tương tự như vậy, hãy đảm bảo độ sáng của màn hình không quá mờ hoặc quá sáng, cả hai đều có thể gây mỏi mắt. Tất nhiên, "quá mờ" và "quá sáng" là chủ quan, nhưng một nguyên tắc chung là cường độ ánh sáng của màn hình chỉ sáng hơn một chút so với ánh sáng xung quanh của bạn và ánh sáng xung quanh phải đủ để đọc tài liệu giấy mà không cần bổ sung ánh sáng khác.
Dịch vụ internet tốt
Hầu hết các khu vực nội thành và ngoại thành đều có ít nhất một nhà cung cấp dịch vụ internet tốc độ cao; 50Mbps là tốc độ tối thiểu để quay và càng có nhiều người sử dụng internet cùng lúc, bạn càng muốn nhận được dịch vụ tốc độ cao hơn.
Băng thông trong nhà của bạn cũng quan trọng. Các kết nối tốt nhất là Ethernet có dây, vì vậy nếu có thể, hãy kết nối máy tính của bạn với bộ định tuyến qua cáp Ethernet; điều đó đặc biệt quan trọng nếu bạn làm video hoặc công việc tiêu tốn nhiều băng thông khác. Wi-Fi phù hợp với công việc văn phòng cơ bản, vì vậy nếu bạn không thể kết nối máy tính với bộ định tuyến, hãy sử dụng Wi-Fi.
Trong cả hai trường hợp, hãy đảm bảo có thiết bị hiện đại hỗ trợ ít nhất 100Mbps cho các kết nối có dây (1Gbps đã phổ biến trong nhiều năm) và ít nhất là 802.11n cho các kết nối không dây (802.11ac được ưu tiên hơn nhiều). Hầu hết mọi bộ định tuyến có Wi-Fi đều là băng tần kép, hỗ trợ các chuẩn mới hơn như 802.11ac và 802.11ax (Wi-Fi 6) và các chuẩn cũ hơn như 802.11b / g / n mà một số thiết bị của bạn vẫn có thể sử dụng (chẳng hạn như điện thoại cũ và một số thiết bị tự động hóa trong nhà).
Thiết bị khác
Tất nhiên, bạn sẽ cần bàn phím và chuột hoặc bàn di chuột : Nếu bạn đang sử dụng màn hình bên ngoài, máy tính xách tay của bạn có khả năng bị gập lại hoặc tắt sang một bên ở vị trí khó tiếp cận để sử dụng trong bàn phím và bàn di chuột. Bất kỳ bàn phím và chuột hoặc bàn di chuột nào cũng được miễn là chúng phản ứng nhanh với cảm ứng và không sai kích thước bàn tay của bạn hoặc sai chiều cao cho tư thế của bạn. Loại không dây giúp bạn tiết kiệm cáp nhưng yêu cầu sạc lại hoặc thay pin.
Và nếu bạn làm việc trong không gian chung, bạn nên đầu tư một tai nghe để có thể tham gia các cuộc gọi hội nghị trực tuyến với ít tiếng ồn lọt vào nhà của bạn, nơi những người khác đang làm việc, ngủ, tham gia lớp học, v.v. Những ồn ào cạnh tranh làm cho nó khó làm việc hơn.
Và nhất định không được ôm điện thoại bàn hoặc điện thoại di động vào cổ! Đó là một cách chắc chắn để chèn ép dây thần kinh hoặc gây căng cơ. Nếu bạn sử dụng điện thoại bàn truyền thống, hãy mua tai nghe được thiết kế cho nó cùng với bộ chuyển đổi 3,5mm sang 2,5mm để bạn cũng có thể kết nối phích cắm tai nghe điện thoại 2,5mm với giắc cắm âm thanh 3,5mm của máy tính. Lưu ý: Đảm bảo máy tính và màn hình hoặc đế cắm của bạn hỗ trợ âm thanh hai chiều (micrô và tai nghe), không chỉ âm thanh đầu ra.
Bạn có thể sử dụng tai nghe nhét tai có dây hoặc không dây thay cho tai nghe, nhưng nhiều loại nhét tai có thể gây khó chịu, thậm chí đau khi sử dụng lâu dài cho nhiều người. (Ngược lại, tai nghe đè lên tai bạn trên một miếng đệm.) Ngoài ra, tai nghe nhét tai không dây thường có chất lượng âm thanh kém hơn trong mic của chúng, khiến bạn khó hiểu hơn trong các cuộc họp. Tai nghe nhét tai là tốt trong một cuộc chào hàng, nhưng nếu bạn đang họp hàng giờ trong ngày, hãy sử dụng tai nghe hoặc âm thanh của máy tính để thay thế.
Một đế cắm là thứ tuyệt vời để có nếu bạn sử dụng máy tính xách tay, vì vậy bạn có thể cắm máy tính vào đế và để tất cả các kết nối khác một mình, sau đó dễ dàng tháo máy tính xách tay khi bạn đang làm việc ở nơi khác chẳng hạn như đi công tác hoặc ở- Thăm quan văn phòng. Hầu hết các máy tính xách tay Windows hạng văn phòng đều có tùy chọn đế cắm; Người dùng MacBook nên đầu tư vào một trong những bến tàu của OWC .
Nhiều người hầu như không sử dụng giấy nữa, vì vậy bạn có thể không cần máy in. Mặc dù việc sử dụng của riêng tôi đã giảm dần trong những năm qua, tôi vẫn khuyên bạn nên mua một máy in / máy photocopy / máy quét đa chức năng cho văn phòng tại nhà của mình. Một phiên bản laser tốt của Brother hoặc HP chỉ có giá vài trăm đô la và khi bạn cần in, sao chép hoặc quét, bạn có thể. (Các phiên bản laser hoạt động rẻ hơn nhiều so với các phiên bản máy in phun, chúng tồn tại trong nhiều năm và chúng không bị các vấn đề khô mực thường xảy ra trong các thiết bị in phun hiếm khi được sử dụng.)
Máy in đa chức năng của tôi có cổng fax để gửi và nhận fax, vì vậy tôi định tuyến đường dây điện thoại bàn của mình qua đó. (Máy in có thể phát hiện fax và gửi các cuộc gọi khác đến điện thoại.) Tôi không thể nghĩ ra lần cuối cùng mình cần gửi hoặc nhận fax, nhưng nếu bạn làm vậy, hãy mua một máy in đa chức năng có hỗ trợ fax.
Bạn có thể cân nhắc thiết bị chống sét lan truyền hoặc nếu bạn không sử dụng máy tính xách tay, một bộ cấp điện liên tục (UPS) . Nếu mất điện, thiết bị máy tính thường không hề hấn gì, nhưng nếu bạn sống trong khu vực có bão, khả năng nhỏ là bạn có thể bị điện giật làm hỏng thiết bị máy tính của bạn. Một dải nguồn có bộ chống sét lan truyền được tích hợp sẵn là một chính sách bảo hiểm không tốn kém cho trường hợp hiếm gặp đó.
Khó có thể biện minh cho UPS. Nếu bạn có một máy tính xách tay, nó có pin dự phòng riêng, vì vậy UPS là không cần thiết. Nếu bạn có một máy tính để bàn, một bộ lưu điện nhỏ có thể giúp bạn có đủ thời gian để tắt máy tính một cách an toàn và hoàn thành mọi lần lưu. Một bộ lưu điện lớn có thể cho phép bạn làm việc trong một giờ hoặc hơn, nhưng tất nhiên nếu mất điện, bạn gần như chắc chắn sẽ không thể truy cập internet, vì vậy nhu cầu là rất nhỏ.
Tôi khuyên bạn nên có bản sao lưu máy tính. Tính năng Sao lưu và Phục hồi trong Windows 10, giống như tính năng Cỗ máy thời gian trong macOS, giúp sao lưu dễ dàng, vì vậy hãy mua ổ đĩa ngoài để sử dụng. Nhưng một phương pháp sao lưu thậm chí còn tốt hơn là lưu trữ tất cả công việc của bạn trên một dịch vụ đám mây như OneDrive hoặc iCloud, vì vậy nếu máy tính của bạn bị hỏng hoặc bị mất, tất cả công việc của bạn sẽ dễ dàng có sẵn từ một máy tính khác. Máy Mac và PC chạy Windows giữ bản sao cục bộ của công việc được lưu trữ trên đám mây theo mặc định, vì vậy nếu Internet không hoạt động, bạn vẫn có thể làm việc trên các tệp của mình; chúng sẽ đồng bộ khi truy cập internet được khôi phục. Việc kết hợp lưu trữ đám mây với bản sao lưu vật lý mang lại sự đảm bảo tốt nhất rằng bạn có các tệp của mình.
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo không sử dụng tính năng Tệp theo yêu cầu, tính năng này khi được bật sẽ không giữ một bộ tệp đầy đủ trên máy tính của bạn mà thay vào đó sẽ kéo chúng từ đám mây khi cần. (Một số tổ chức CNTT buộc bật Tệp theo yêu cầu, trong trường hợp đó, hoạt động cục bộ có thể thông minh hơn.)
